Panduan penetapan nama ahli-ahli jawatankuasa dan biro
a) Bagi perlaksanaan aktiviti / projek pelajar

1. Penetapan jawatan bagi semua projek yang dikendalikan oleh pelajar adalah seperti berikut :
¸ Pengarah Projek
¸ Timbalan Pengarah Projek
¸ Setiausaha Projek
¸ Penolong Setiausaha Projek
¸ Bendahari Projek
¸ Sekurang-kurangnya Sembilan (9) Ahli Jawatankuasa

2. Biro-biro bagi Jawatankuasa setiap projek adalah seperti berikut :
¸ AJK Logistik
¸ AJK Jamuan
¸ AJK Publisiti
¸ AJK Jemputan
¸ AJK Protokol dan Sambutan
¸ AJK Publisiti
¸ AJK Penajaan / Sumbangan
¸ AJK Buku Cenderamata
¸ AJK Pengangkutan

3. Bagi melicinkan aktiviti atau projek setiap (9) AJK di atas boleh melantik (5) orang Ahli Jawatankuasa Kecil masing-masing.

4. Semua AJK yang dilantik perlu diserahkan nama kepada penyelaras atau penasihat atau pengetua atau felo masing-masing untuk tujuan engesahan sijil.

5. Semua jawatan dan AJK yang ditetapkan adalah kekal untuk digunakan bagi setiap urusan surat-menyurat dan sijil penyertaan.Bidang tugas setiap Ahli Jawatankuasa (AJK) sesuatu projek atau aktiviti

Pengarah projek
- Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti.
- Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan.
- Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada AJK dalam melaksanakan tugas atau aktiviti.
- Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan.

Timbalan Pengarah
- Membantu pengarah dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.
- Memangku tugas pengarah semasa ketiadaannya.

Setiausaha
- Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan dan pentadbiran.
- Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan.
- Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program.
- Menguruskan urusan surat menyurat.
- Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan.
- Menyediakan catatan minit mesyuarat agung, laporan tahunan dan lain-lain keperluan yang ditetapkan.
- Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan AJK.
- Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.
- Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.

Timbalan Setiausaha
- Membantu setiausaha dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.
- Memangku tugas setiausaha semasa ketiadaannya.

Bendahari
- Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran.
- Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk program.
- Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik program.
- Menyimpan semua resit-resit, baucer-baucer, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan.
- Menjaga dan menguruskan harta benda bagi program dengan baik.
- Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.
- Untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan program.
- Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau kedua-duanya sekali.

Exco Teknikal
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program.
- Bertanggungjawab terhadap peralatan yang digunakan semasa sesuatu aktiviti atau projek dilaksanakan.

Exco Pertandingan / Persembahan
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Mendapatkan juri atau peserta bagi sesuatu aktiviti atau projek yang dijalankan.
- Merancang persembahan, tujuan program atau memastikan objektif sesuatu aktiviti atau projek berjaya disempurnakan.
- Merancang atau menetapkan masa bagi setiap persembahan atau matlamat sesuatu projek atau aktiviti.
- Merancang jenis, bentuk atau konsep persembahan.
- Merekodkan atau mencatat setiap keputusan yang telah dibuat oleh para juri.
- Menjadi orang tengah dalam menyelesaikan sesuatu kontroversi atau masalah.
- Memastikan setiap persembahan dilaksanakan dalam suasana yang ceria dan gembira.

Exco Promosi / Publisiti
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat warga kolej tentang sesuatu projek atau aktiviti.
- Menyediakan jadual perancangan promosi.
- Membuat poster-poster dan menyediakan kain rentang untuk mempromosikan sesuatu projek atau aktiviti.
- Mendapatkan penaja bagi keperluan promosi, pengiklanan dan hebahan mengenai sesuatu projek atau aktiviti.

Exco Persiapan / Keceriaan
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Memastikan perjalanan program lancar dan dewan, balai raya atau auditorium sentiasa bersih serta selesa.
- Membuat back-drop untuk pentas bersesuaian dengan sesuatu projek atau aktiviti.

Exco Peserta
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Mengurus, menerima atau menyenaraikan nama peserta yang bertanding atau turut serta dalam sesuatu projek atau aktiviti.
- Memastikan giliran peserta atau kehadiran peserta untuk sesuatu projek atau aktiviti hadir pada masanya.
- Memaklumkan kepada setiap ketua jabatan atau pensyarah supaya mewar-warkan sesuatu projek atau aktiviti kepada pelajar di bawah kendaliannya.
- Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap para peserta sepanjang sesuatu projek atau aktiviti itu berlangsung.

Exco Hadiah / Cenderahati
- Membentuk satu jawatankuasa kecil.
- Sentiasa berurusan dengan Exco Pertandingan atau Persembahan bagi melicinkan perjalanan sesuatu projek atau aktiviti.
- Merancang jenis hadiah atau cenderahati yang akan diberi dalam sesuatu projek atau aktiviti serta bersesuaian dengan sesuatu majlis atau acara.
- Menguruskan penempahan hadiah kepada para peserta, cenderahati kepada petugas luar atau jemputan dan pengadil serta pihak-pihak yang terlibat.
- Menetapkan atau merancang budget hadiah mengikut pengklasifikasian sesuatu projek atau aktiviti.
- Memastikan semua hadiah telah tersedia sebelum dibawa ke dewan, balai raya atau auditorium. Hadiah atau cenderahati hendaklah disiapkan selewat-lewatnya dua (2) minggu sebelum tarikh sesuatu projek atau aktiviti bermula.
- Menyenaraikan senarai peralatan dan keperluan bagi acara penyampaian hadiah dan memaklumkan kepada Exco Logistik dan Exco Pengangkutan.
- Menyusun hadiah dan cenderahati bagi memudahkan acara penyampaian hadiah.
- Menguruskan dan mendapatkan senarai pemenang dari Exco Peserta.
- Menyusun nama penyampai hadiah berserta pengiring yang berkaitan dengan aturcara penyampaian hadiah mengikut acara.
- Menyediakan keperluan-keperluan yang berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain.

Exco Protokol
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal di dewan.
- Menyenarai atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir.
- Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat duduk yang sepatutnya.
- Menyeliakan susun atur kerusi bagi jemputan atau VIP di dalam dewan.
- Menjaga kawalan penonton di dalam dewan.
- Menyediakan roset untuk jemputan yang bersesuaian.

Exco Jamuan / Makanan
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Menyediakan budget dan jenis makanan atau hidangan ringan yang perlu disediakan sepanjang program berlangsung.
- Mendapatkan caterer jika perlu yang boleh menawarkan harga yang berpatutan untuk keperluan makanan dan minuman.
- Membuat penempahan dan memaklumkan jenis makanan serta jumlahnya.
- Bertugas menyediakan hidangan jamuan makanan kepada pihak-pihak yang berkaitan dan memastikan tiada petugas dan AJK yang ketinggalan.
- Melayan tetamu yang makan dan membahagikan makanan dengan sebaik mungkin.
- Memastikan kebersihan tempat makan.
- Mengemaskan dan membersihkan tempat makan, makanan yang berlebihan dan sebagainya.
- Menyediakan bekas makanan dan minuman serta plastik sampah.

Exco Dispilin / Keselamatan
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Memastikan keselamatan di dalam dewan terjamin.
- Memastikan setiap aktiviti yang dijalankan selamat dan berjalan lancar.
- Sentiasa bersedia jika terdapat kemalangan atau sesuatu yang tidak diingini di dalam dewan.
- Membawa beberapa unit kelengkapan perubatan seperti “first aid”.

Exco Aturcara dan Buku Program
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Bekerjasama dengan Exco Protokol.
- Menyusun jadual pertandingan atau aturcara majlis mengikut kesesuaian sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.
- Menyediakan aturcara bagi penyampaian hadiah.
- Menjemput dan mendapatkan senarai VIP dan jemputan khas yang sepatutnya hadir pada hari penyampaian hadiah.
- Menyediakan acara sambutan kedatangan VIP, penyambut tetamu dan segala persiapan untuk keperluan sambutan.
- Bertanggungjawab mendapatkan Pengacara Majlis (MC) bagi setiap kategori atau keseluruhan kategori dan menyediakan draf teks MC.
- Mendapatkan senarai pemenang dan penyampai hadiah dari Exco Peserta untuk kemudahan MC mengumumkan pemenang.
- Menguruskan keseluruhan perlaksanaan aturcara dan program kepada semua yang hadir sepanjang program berjalan.
- Membantu semua Exco mengemaskan persiapan, peralatan dan sebagainya.
- Membantu Exco Hadiah dan Cenderahati dalam menyediakan keperluan-keperluan berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain.

Exco Fotografi
- Bekerjasama dengan pihak jabatan penyiaran menerusi saluran media cetak mahupun elektronik.
- Menggunakan kamera atau video-cam bagi merakamkan sesuatu aktiviti atau projek.
- Menjadi jurukamera sepanjang sesuatu program berlangsung.
- Memaklumkan kepada wartawan (press) tentang sesuatu program yang dilangsungkan.

Exco Tiket / Pas Masuk
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Menetapkan harga tiket bagi sesuatu aktiviti yang memerlukan tiket atau pas masuk.
- Menyediakan tiket dengan jumlah yang sewajarnya.
- Membuat tag (identity card) bagi setiap Exco.
- Menyediakan nombor giliran untuk peserta.
- Membuat kawalan bersama-sama Exco Disiplin atau Keselamatan di pintu masuk bagi memastikan sesuatu projek atau aktiviti berjalan lancar.

Exco Pengangkutan
- Memastikan keperluan pengangkutan sepanjang sesuatu program yang berlangsung telah mencukupi bagi keperluan persiapan, urusetia, peserta dan sebagainya.
- Membuat tempahan kenderaan kolej sama ada bas atau van untuk kegunaan sebelum, semasa dan selepas sesuatu aktiviti atau projek dijalankan.
- Membuat penjadualan perjalanan bas untuk kegunaan serta rujukan Pegawai Pengangkutan (HEP) bagi kegunaan pemandu, urusetia dan peserta.
- Sentiasa mengingatkan pemandu tentang jadual dan keperluan pengangkutan dengan mengambil kira rasional logik perjalanan dan kebajikan pemandu seperti kemampuan, masa rehat dan kebajikan mereka.
- Memastikan tiada urusetia, peserta dan pelajar dari asrama tertinggal atas alasan kerana tiada pengangkutan untuk ke kolej ke lokasi yang ditetapkan.

Exco Logistik
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Membuat persediaan dan menyiapkan tempat dan segala keperluan seminggu sebelum sesuatu acara diadakan.
- Memastikan peralatan dan persiapan yang telah dibuat dapat digunakan. Sekiranya berlaku sebarang keadaan di luar jangkaan, jawatan kuasa ini perlu mengambil tindakan serta-merta untuk mengatasi masalah tersebut.
- Bertanggungjawab terhadap peralatan yang telah digunakan.
- Memastikan segala peralatan dibawa ke dewan dan dibawa pulang dalam keadaan dan kuantiti yang sama.
- Mengagihkan peralatan mengikut sesuatu acara yang terjadual.

Exco Tugas-tugas Khas
- Mengenal pasti tugas-tugas atau kerja-kerja yang di luar perancangan.
- Membantu Exco lain membuat persediaan sekiranya diperlukan.
- Sentiasa berada di dewan sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.
- Membuat laporan berkenaan tugas-tugas yang telah dilaksanakan.

Penubuhan Persatuan Mahasiswa / Persatuan Kebudayaan Negeri
Penetapan bagi organisasi atau struktur dalam setiap Persatuan Mahasiswa atau Persatuan Kebudayaan Negeri akan diseragamkan bagi memudahkan perlaksanaan. Organisasi tersebut adalah seperti berikut :
¸ Yang Di-Pertua
¸ Presiden
¸ Timbalan Presiden (1)
¸ Timbalan Presiden (2)
¸ Setiausaha
¸ Setiausaha kewangan (jika perlu)
¸ Juru audit (jika perlu)
¸ Perwakilan mengikut semester (jika perlu)
¸ Exco-exco tertinggi
a) Exco kebajikan dan kerohanian
b) Exco akademik
c) Exco perhubungan
d) Exco kebudayaan
e) Exco sukan dan rekreasi

Yang Di Pertua atau Presiden, Timbalan Yang Di-Pertua atau Timbalan Presiden serta ahli jawatan kuasa biasa hendaklah dipilih menerusi mesyuarat agung persatuan.

a) Yang Di-Pertua / Presiden
- Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti.
- Berkuasa melantik setiausaha, bendahari serta beberapa ahli jawatan kuasa biasa.
- Memastikan arahan daripada penasihat persatuan dapat dijalankan.
- Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada AJK dalam melaksanakan tugas atau aktiviti.
- Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan.

b) Timbalan Yang Di-Pertua / Timbalan Presiden
- Membantu Yang Di-Pertua atau Presiden persatuan dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti yang dirancang oleh persatuan.
- Memangku tugas Yang Di-Pertua atau Presiden semasa ketiadaannya.

c) Setiausaha
- Bertanggungjawab kepada Yang Di-Pertua atau Presiden dalam bidang pengurusan dan pentadbiran.
- Berkuasa melantik penolong masing-masing dengan persetujuan jawatan kuasa persatuan.
- Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan.
- Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program.
- Menguruskan urusan surat menyurat.
- Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan.
- Menyediakan catatan minit mesyuarat agung, laporan tahunan dan lain-lain keperluan yang ditetapkan.
- Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan AJK.
- Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.
- Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.

d) Timbalan Setiausaha
- Membantu setiausaha dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.
- Memangku tugas setiausaha semasa ketiadaannya.

e) Bendahari
- Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran.
- Berkuasa melantik penolong masing-masing dengan persetujuan jawatan kuasa persatuan.
- Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk program.
- Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik program.
- Menyimpan semua resit-resit, baucer-baucer, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan.
- Menjaga dan menguruskan harta benda bagi program dengan baik.
- Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.
- Untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan program.
- Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau kedua-duanya sekali.

f) Exco-exco Tertinggi
- Semua exco tertinggi adalah bertanggungjawab menghadiri semua mesyuarat jawatan kuasa persatuan. Mana-mana exco tertinggi yang tidak hadir mesyuarat jawatan kuasa persatuan secara tiga kali berturut-turut tanpa sebab-sebab yang munasabah, maka exco berkenaan adalah dianggap telah meletakkan jawatannya.
- Exco tertinggi hendaklah memastikan bahawa segala perjalanan pentadbiran persatuan adalah berlandaskan Perlembagaan Persatuan menurut AUKU 1971 serta menurut peruntukan dalam Akta Pertubuhan 1966.
- Mesyuarat agung persatuan boleh mengeluarkan perintah dan peraturan-peraturan tertentu dari masa ke semasa bergantung kepada keperluan persatuan mengenai pentadbiran dan pengurusan.