SELAMAT DATANG KE LAMAN WEB HAL EHWAL PELAJAR KOLEJ YAYASAN MELAKA


Panduan-panduan Kelab/Persatuan dan Aktiviti Pelajar
1. Penubuhan Kelab dan Persatuan
2. Panduan Penetapan Nama Ahli-Ahli Jawatankuasa Dan Biro
3. Bidang tugas setiap Ahli Jawatankuasa (AJK) sesuatu projek atau aktiviti
4. Penubuhan Persatuan Mahasiswa / Persatuan Kebudayaan Negeri
5. Bidang Tugas Setiap Perjawatan, Ahli Jawatankuasa (AJK) Sesuatu Kelab/Persatuan
6. Panduan Penggunaan Bilik Gerakan Pelajar
7. Panduan Penggunaan Dewan Kuliah
8. Panduan Penggunaan Ruang Legar Dan Foyer Bangunan Akademik
9. Panduan Pengeluaran Sijil Penyertaan Aktiviti
10. Panduan Peminjaman Peralatan Hep
11. Penetapan Penglibatan Pegawai Pengiring Untuk Projek Di Peringkat Kolej
12. Panduan Penyediaan Notis Dan Sepanduk


1. Penubuhan Kelab dan Persatuan
Penyertaan pelajar dalam kegiatan kelab dan persatuan adalah satu daripada matlamat KYM ke arah melahirkan pelajar yang berpengetahuan dalam bidang kepimpinan dan perkembangan sahsiah. Sebagai dasar dan dengan maksud untuk menjamin “budaya pelajar” selaras dengan iklim dan aspirasi negara dan bangsa, kelab dan persatuan pelajar yang diizinkan penubuhannya mestilah berpandukan kepada perkara-perkara berikut ;
- Orientasi sikap dan mental untuk membentuk “diri yang boleh berdikari” dan menuju ke arah “self-actualization”.
- Mencerminkan maruah, prestasi, sumbangan dan kaliber KYM sebagai sebuah IPT yang unggul.
- Mempunyai asas-asas yang kukuh dalam keilmuan, kebudimanan dan kebaktian.

Kriteria penubuhan kelab atau persatuan pelajar hendaklah melambangkan cita-cita dan imej KYM. Keanggotaan dan sifatnya mestilah memenuhi ciri-ciri berikut:
- Keanggotaan mestilah terdiri daripada berbilang bangsa, bahasa dan agama.
- Keanggotaan mestilah melambangkan integrasi daerah.
- Tidak ada pertindihan atau duplikasi dalam kegiatan pelajar.
- Keutamaan dan galakan akan diberikan bagi penubuhan persatuan atau kelab yang berasaskan akademik atau sesuatu disiplin ilmu.

Penubuhan tidak akan diizinkan atau akan dimansuhkan bagi badan pelajar yang membawa sifat bertentangan dengan nilai-nilai KYM termasuk persatuan atau kelab yang mempunyai ciri-ciri berikut :
- Mono kaum – Keanggotaan dimonopoli oleh sesuatu kaum sahaja.
- Kedaerahan – Keahlian terbuka kepada kelompok daripada sesuatu negeri atau daerah sahaja (tetapi aktiviti boleh diadakan secara “ad-hoc” dikendalikan oleh Bahagian HEP dan MPP – KYM)
- Duplikasi – Persatuan / kelab yang ketara sekali pertindihan matlamat dan kegiatan-kegiatannya.
- Per. Bahasa – Kecuali Persatuan Bahasa Melayu dan bahasa-bahasa pengajian yang lain.

 

2. Panduan Penetapan Nama Ahli-Ahli Jawatankuasa Dan Biro
a) Bagi perlaksanaan aktiviti / projek pelajar

1. Penetapan jawatan bagi semua projek yang dikendalikan oleh pelajar adalah seperti berikut :
- Pengarah Projek
- Timbalan Pengarah Projek
- Setiausaha Projek
- Penolong Setiausaha Projek
- Bendahari Projek
- Sekurang-kurangnya Sembilan (9) Ahli Jawatankuasa

2. Biro-biro bagi Jawatankuasa setiap projek adalah seperti berikut :
- AJK Logistik
- AJK Jamuan
- AJK Publisiti
- AJK Jemputan
- AJK Protokol dan Sambutan
- AJK Publisiti
- AJK Penajaan / Sumbangan
- AJK Buku Cenderamata
- AJK Pengangkutan
- AJK lain yang bersesuaian dan diperlukan.

3. Bagi melicinkan aktiviti atau projek setiap (9) AJK di atas boleh melantik (5) orang Ahli Jawatankuasa Kecil masing-masing.

4. Semua AJK yang dilantik perlu diserahkan nama kepada penyelaras atau penasihat atau pengetua atau felo masing-masing untuk tujuan engesahan sijil.

5. Semua jawatan dan AJK yang ditetapkan adalah kekal untuk digunakan bagi setiap urusan surat-menyurat dan sijil penyertaan.

 

3. Bidang tugas setiap Ahli Jawatankuasa (AJK) sesuatu projek atau aktiviti

Pengarah projek
- Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti.
- Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan.
- Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada AJK dalam melaksanakan tugas atau aktiviti.
- Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan.

Timbalan Pengarah
- Membantu pengarah dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.
- Memangku tugas pengarah semasa ketiadaannya.

Setiausaha
- Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan dan pentadbiran.
- Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan.
- Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program.
- Menguruskan urusan surat menyurat.
- Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan.
- Menyediakan catatan minit mesyuarat agung, laporan tahunan dan lain-lain keperluan yang ditetapkan.
- Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan AJK.
- Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.
- Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.

Timbalan Setiausaha
- Membantu setiausaha dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.
- Memangku tugas setiausaha semasa ketiadaannya.

Bendahari
- Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran.
- Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk program.
- Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik program.
- Menyimpan semua resit-resit, baucer-baucer, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan.
- Menjaga dan menguruskan harta benda bagi program dengan baik.
- Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.
- Untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan program.
- Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau kedua-duanya sekali.Exco Teknikal
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program.
- Bertanggungjawab terhadap peralatan yang digunakan semasa sesuatu aktiviti atau projek dilaksanakan.

Exco Pertandingan / Persembahan
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Mendapatkan juri atau peserta bagi sesuatu aktiviti atau projek yang dijalankan.
- Merancang persembahan, tujuan program atau memastikan objektif sesuatu aktiviti atau projek berjaya disempurnakan.
- Merancang atau menetapkan masa bagi setiap persembahan atau matlamat sesuatu projek atau aktiviti.
- Merancang jenis, bentuk atau konsep persembahan.
- Merekodkan atau mencatat setiap keputusan yang telah dibuat oleh para juri.
- Menjadi orang tengah dalam menyelesaikan sesuatu kontroversi atau masalah.
- Memastikan setiap persembahan dilaksanakan dalam suasana yang ceria dan gembira.

Exco Promosi / Publisiti
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat warga kolej tentang sesuatu projek atau aktiviti.
- Menyediakan jadual perancangan promosi.
- Membuat poster-poster dan menyediakan kain rentang untuk mempromosikan sesuatu projek atau aktiviti.
- Mendapatkan penaja bagi keperluan promosi, pengiklanan dan hebahan mengenai sesuatu projek atau aktiviti.

Exco Persiapan / Keceriaan
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Memastikan perjalanan program lancar dan dewan, balai raya atau auditorium sentiasa bersih serta selesa.
- Membuat back-drop untuk pentas bersesuaian dengan sesuatu projek atau aktiviti.

Exco Peserta
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Mengurus, menerima atau menyenaraikan nama peserta yang bertanding atau turut serta dalam sesuatu projek atau aktiviti.
- Memastikan giliran peserta atau kehadiran peserta untuk sesuatu projek atau aktiviti hadir pada masanya.
- Memaklumkan kepada setiap ketua jabatan atau pensyarah supaya mewar-warkan sesuatu projek atau aktiviti kepada pelajar di bawah kendaliannya.
- Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap para peserta sepanjang sesuatu projek atau aktiviti itu berlangsung.

Exco Hadiah / Cenderahati
- Membentuk satu jawatankuasa kecil.
- Sentiasa berurusan dengan Exco Pertandingan atau Persembahan bagi melicinkan perjalanan sesuatu projek atau aktiviti.
- Merancang jenis hadiah atau cenderahati yang akan diberi dalam sesuatu projek atau aktiviti serta bersesuaian dengan sesuatu majlis.
- Menguruskan penempahan hadiah kepada para peserta, cenderahati kepada petugas luar atau jemputan dan pengadil.
- Menetapkan atau merancang budget hadiah mengikut pengklasifikasian sesuatu projek atau aktiviti.
- Memastikan semua hadiah telah tersedia sebelum dibawa ke dewan, balai raya atau auditorium. Hadiah atau cenderahati hendaklah disiapkan selewat-lewatnya dua (2) minggu sebelum tarikh sesuatu projek.
- Menyenaraikan senarai peralatan bagi acara penyampaian hadiah.
- Menyusun hadiah dan cenderahati bagi memudahkan acara penyampaian hadiah.
- Menguruskan dan mendapatkan senarai pemenang dari Exco Peserta.
- Menyusun nama penyampai hadiah berserta pengiring yang berkaitan dengan aturcara penyampaian hadiah mengikut acara.
- Menyediakan keperluan yang berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik dan lain-lain.

Exco Protokol
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal di dewan.
- Menyenarai atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir.
- Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat duduk yang sepatutnya.
- Menyeliakan susun atur kerusi bagi jemputan atau VIP di dalam dewan.
- Menjaga kawalan penonton di dalam dewan.
- Menyediakan roset untuk jemputan yang bersesuaian.

Exco Jamuan / Makanan
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Menyediakan budget dan jenis makanan atau hidangan ringan yang perlu disediakan sepanjang program berlangsung.
- Mendapatkan caterer jika perlu yang boleh menawarkan harga yang berpatutan untuk keperluan makanan dan minuman.
- Membuat penempahan dan memaklumkan jenis makanan serta jumlahnya.
- Bertugas menyediakan hidangan jamuan makanan kepada pihak-pihak yang berkaitan dan memastikan tiada petugas dan AJK yang ketinggalan.
- Melayan tetamu yang makan dan membahagikan makanan dengan sebaik mungkin.
- Memastikan kebersihan tempat makan.
- Mengemaskan dan membersihkan tempat makan, makanan yang berlebihan dan sebagainya.
- Menyediakan bekas makanan dan minuman serta plastik sampah.Exco Dispilin / Keselamatan
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Memastikan keselamatan di dalam dewan terjamin.
- Memastikan setiap aktiviti yang dijalankan selamat dan berjalan lancar.
- Sentiasa bersedia jika terdapat kemalangan atau sesuatu yang tidak diingini di dalam dewan.
- Membawa beberapa unit kelengkapan perubatan seperti “first aid”.

Exco Aturcara dan Buku Program
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Bekerjasama dengan Exco Protokol.
- Menyusun jadual pertandingan atau aturcara majlis mengikut kesesuaian sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.
- Menyediakan aturcara bagi penyampaian hadiah.
- Menjemput dan mendapatkan senarai VIP dan jemputan khas yang sepatutnya hadir pada hari penyampaian hadiah.
- Menyediakan acara sambutan kedatangan VIP, penyambut tetamu dan segala persiapan untuk keperluan sambutan.
- Bertanggungjawab mendapatkan Pengacara Majlis (MC) bagi setiap kategori atau keseluruhan kategori dan menyediakan draf teks MC.
- Mendapatkan senarai pemenang dan penyampai hadiah dari Exco Peserta untuk kemudahan MC mengumumkan pemenang.
- Menguruskan keseluruhan perlaksanaan aturcara dan program kepada semua yang hadir sepanjang program berjalan.
- Membantu semua Exco mengemaskan persiapan, peralatan dan sebagainya.
- Membantu Exco Hadiah dan Cenderahati dalam menyediakan keperluan-keperluan berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain.

Exco Fotografi
- Bekerjasama dengan pihak jabatan penyiaran menerusi saluran media cetak mahupun elektronik.
- Menggunakan kamera atau video-cam bagi merakamkan sesuatu aktiviti atau projek.
- Menjadi jurukamera sepanjang sesuatu program berlangsung.
- Memaklumkan kepada wartawan (press) tentang sesuatu program yang dilangsungkan.

Exco Tiket / Pas Masuk
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Menetapkan harga tiket bagi sesuatu aktiviti yang memerlukan tiket atau pas masuk.
- Menyediakan tiket dengan jumlah yang sewajarnya.
- Membuat tag (identity card) bagi setiap Exco.
- Menyediakan nombor giliran untuk peserta.
- Membuat kawalan bersama-sama Exco Disiplin atau Keselamatan di pintu masuk bagi memastikan sesuatu projek atau aktiviti berjalan lancar.

Exco Pengangkutan
- Memastikan keperluan pengangkutan sepanjang sesuatu program mencukupi bagi keperluan persiapan, urusetia, peserta dan sebagainya.
- Membuat tempahan kenderaan kolej sama ada bas atau van untuk kegunaan sebelum, semasa dan selepas sesuatu aktiviti
- Membuat penjadualan perjalanan untuk kegunaan serta rujukan Pegawai Pengangkutan (HEP) bagi kegunaan pemandu, urusetia dan peserta.
- Sentiasa mengingatkan pemandu tentang jadual dengan mengambil kira rasional logik perjalanan dan kebajikan pemandu seperti kemampuan, masa rehat dan kebajikan mereka.
- Memastikan tiada urusetia, peserta dan pelajar dari asrama tertinggal atas alasan kerana tiada pengangkutan untuk ke kolej ke lokasi yang ditetapkan.

Exco Logistik
- Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
- Membuat persediaan dan menyiapkan tempat dan segala keperluan seminggu sebelum sesuatu acara diadakan.
- Memastikan peralatan dan persiapan yang telah dibuat dapat digunakan. Sekiranya berlaku sebarang keadaan di luar jangkaan, jawatan kuasa ini perlu mengambil tindakan serta-merta untuk mengatasi masalah tersebut.
- Bertanggungjawab terhadap peralatan yang telah digunakan.
- Memastikan segala peralatan dibawa ke dewan dan dibawa pulang dalam keadaan dan kuantiti yang sama.
- Mengagihkan peralatan mengikut sesuatu acara yang terjadual.

Exco Tugas-tugas Khas
- Mengenal pasti tugas-tugas atau kerja-kerja yang di luar perancangan.
- Membantu Exco lain membuat persediaan sekiranya diperlukan.
- Sentiasa berada di dewan sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.
- Membuat laporan berkenaan tugas-tugas yang telah dilaksanakan.

 

4. Penubuhan Persatuan Mahasiswa / Persatuan Kebudayaan Negeri

Penetapan bagi organisasi atau struktur dalam setiap Persatuan Mahasiswa atau Persatuan Kebudayaan Negeri akan diseragamkan bagi memudahkan perlaksanaan. Organisasi tersebut adalah seperti berikut :
- Yang Di-Pertua
- Presiden/Pengerusi
- Timbalan Presiden/Pengerusi (1)
- Timbalan Presiden/Pengerusi (2)
- Setiausaha
- Perwakilan mengikut semester (jika perlu)
- Exco-exco tertinggi
a) Exco kebajikan dan kerohanian
b) Exco akademik
c) Exco perhubungan
d) Exco kebudayaan
e) Exco sukan dan rekreasi

Yang Di Pertua atau Presiden, Timbalan Yang Di-Pertua atau Timbalan Presiden serta ahli jawatan kuasa biasa hendaklah dipilih menerusi mesyuarat agung persatuan.

 

5. Bidang Tugas Setiap Perjawatan, Ahli Jawatankuasa (AJK) Sesuatu Kelab/Persatuan

Yang Di-Pertua / Presiden

- Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti.
- Berkuasa melantik setiausaha, bendahari serta beberapa ahli jawatan kuasa biasa.
- Memastikan arahan daripada penasihat persatuan dapat dijalankan.
- Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada AJK dalam melaksanakan tugas atau aktiviti.
- Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan.

Timbalan Yang Di-Pertua / Timbalan Presiden
- Membantu Yang Di-Pertua atau Presiden persatuan dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti yang dirancang oleh persatuan.
- Memangku tugas Yang Di-Pertua atau Presiden semasa ketiadaannya.

Setiausaha

- Bertanggungjawab kepada Yang Di-Pertua atau Presiden dalam bidang pengurusan dan pentadbiran.
- Berkuasa melantik penolong masing-masing dengan persetujuan jawatan kuasa persatuan.
- Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan.
- Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program.
- Menguruskan urusan surat menyurat.
- Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan.
- Menyediakan catatan minit mesyuarat agung, laporan tahunan dan lain-lain keperluan yang ditetapkan.
- Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan AJK.
- Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.
- Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.

Timbalan Setiausaha
- Membantu setiausaha dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.
- Memangku tugas setiausaha semasa ketiadaannya.Bendahari
- Bertanggungjawab kepada dalam pengurusan kewangan.
- Berkuasa melantik penolong masing-masing dengan persetujuan jawatan kuasa persatuan.
- Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk program.
- Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik kelab/persatuan.
- Menyimpan semua resit-resit, baucer-baucer, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan.
- Menjaga dan menguruskan harta benda bagi program dengan baik.
- Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.
- Untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan program.
- Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau kedua-duanya sekali.

Exco-exco Tertinggi
- Semua exco tertinggi adalah bertanggungjawab menghadiri semua mesyuarat jawatankuasa persatuan. Mana-mana exco tertinggi yang tidak hadir mesyuarat jawatan kuasa persatuan secara tiga kali berturut-turut tanpa sebab-sebab yang munasabah, maka exco berkenaan adalah dianggap telah meletakkan jawatannya.
- Exco tertinggi hendaklah memastikan bahawa segala perjalanan pentadbiran persatuan adalah berlandaskan Perlembagaan Persatuan menurut AUKU 1971 serta menurut peruntukan dalam Akta Pertubuhan 1966.
- Mesyuarat agung persatuan boleh mengeluarkan perintah dan peraturan-peraturan tertentu dari masa ke semasa bergantung kepada keperluan persatuan mengenai pentadbiran dan pengurusan.

 

6. Panduan Penggunaan Bilik Gerakan Pelajar
- Permohonan untuk menggunakan bilik gerakan pelajar hendaklah dikemukakan kepada Ketua Jabatan Kegiatan Pelajar.
- Kelulusan penggunaan bilik gerakan pelajar tertakluk kepada kekosongan bilik serta keutamaan pada aktiviti yang ingin dijalankan.
- Setiap persatuan atau kelab perlu memastikan bahawa bilik gerakan pelajar diperuntukkan hanya untuk kegunaan rasmi persatuan atau kelab sahaja tanpa mempunyai sebarang unsur-unsur yang tidak sihat dan melanggar akta dan peraturan kolej. Bilik gerakan pelajar juga tidak dibenarkan untuk aktiviti memasak dan penginapan.
- Pelajar perlu memastikan bilik gerakan pelajar sentiasa bersih dan kemas serta keselamatan fizikal seperti perabot atau peralatan yang dibekalkan berada dalam keadaan seperti asal.
- Semua peralatan persendirian atau peribadi perlu memohon kebenaran HEP untuk disimpan di bilik gerakan pelajar. Pihak HEP berhak merampas peralatan persendirian yang tidak mendapat kelulusan HEP tanpa memaklum terlebih dahulu kepada tuan punya peralatan berkenaan.
- Setiap persatuan atau kelab bertanggungjawab terhadap sebarang kerosakan atau kehilangan sesuatu peralatan atau kemudahan.
- Kunci bilik gerakan pelajar hendaklah diserahkan kepada Bahagian HEP mengikut tarikh yang ditetapkan. Setiap persatuan atau kelab tidak dibenarkan membuat salinan kunci atau menukar tombol serta menambahkan apa-apa kunci tanpa kebenaran HEP.
- Bahagian HEP berhak menarik balik kemudahan bilik gerakan pelajar sekiranya didapati tidak digunakan sepenuhnya atau pihak HEP mendapati terdapat salahguna pada kemudahan yang disediakan.

 

7. Panduan Penggunaan Dewan Kuliah
- Pelajar dibenarkan untuk menggunakan Dewan Kuliah untuk aktiviti pelajar yang telah mendapat kelulusan pihak HEP sahaja.
- Permohonan boleh dibuat dengan memenuhi borang JPH yang boleh diperolehi di Bahagian HEP. Borang ini kemudiannya perlu diserahkan kepada Jabatan Pembangunan dan Harta Benda (JPH).
- Permohonan untuk aktiviti persendirian atau agensi lain perlu dibuat melalui Pegawai Jabatan Perhubungan Awam (PRO).
- Kadar sewa bagi tempahan atau penggunaan Dewan Kuliah untuk perkara (3) di atas adalah mengikut kadar seperti yang telah ditetapkan oleh kolej.
- Semua permohonan dan pindaan permohonan untuk menggunakan Dewan Kuliah perlulah dikemukakan kepada JKP sekurang-kurangnya 7 hari sebelum tarikh penggunaan.
- Semua pelajar, kolej dan badan pelajar yang berdaftar layak memohon untuk menggunakan kemudahan ini. Kelulusan penggunaan tertakluk kepada kekosongan tempat serta keutamaan aktiviti yang akan dijalankan.
- Pemohon bertanggungjawab terhadap susun atur peralatan dan persiapan di dalam dewan untuk sesuatu majlis yang akan diadakan. Peralatan yang digunakan hendaklah dikemaskan semula selepas penggunaan.
- Sebarang kerosakan atau kehilangan hendaklah dilaporkan dengan seberapa segera ke Bahagian HEP untuk tindakan selanjutnya.
- Bahagian HEP berhak membatalkan mana-mana kelulusan yang telah diberikan tanpa perlu memberi sebarang alasan kepada pemohon.

 

8. Panduan Penggunaan Ruang Legar Dan Foyer Bangunan Akademik
- Pelajar dibenarkan untuk menggunakan Ruang Legar dan foyer Bangunan Akademik untuk aktiviti pelajar.
- Permohonan boleh dibuat dengan memenuhi borang HEP yang boleh diperolehi di Bahagian HEP.
- Ruangan ini boleh digunakan untuk membuka kaunter-kaunter pendaftaran, pameran, jualan dan sebagainya.
- Pelajar perlulah menjaga kebersihan ruangan yang digunakan.
- Pengguna juga perlu menjaga ketenteraman persekitaran dan tidak mengganggu perjalanan kelas yang ada.

 

9. Panduan Pengeluaran Sijil Penyertaan Aktiviti
- Sijil penyertaan dan sijil penghargaan aktiviti berserta jawatan yang disandang boleh dikeluarkan sebaik sahaja sesuatu aktiviti itu tamat.
- Pengarah projek atau setiausaha perlu membuat permohonan kepada pihak HEP untuk memperuntukkan sijil bagi sesuatu aktiviti.
- Penasihat atau penyelaras dan pengarah projek perlu mengesahkan penyertaan pelajar dalam setiap aktiviti yang dilaksanakan.
- Sijil yang dikeluarkan akan ditandatangani oleh Ketua Eksekutif.
- Sijil umum untuk pnghargaan dn penyertaan boleh didapati daripada pejabat HEP.
- Namun begitu mana-mana kelab/persatuan boleh mengeluarkan sijil sendiri dengan syarat mendapatkan pengesahan terlebih dahulu daripada Bahagian HEP.
- Senarai penerima sijil perlu diserahkan kepada Bahagian HEP untuk dimasukkan maklumat didalam KIT pelajar untuk tujuan rekod.



10. Penetapan Penglibatan Pegawai Pengiring Untuk Projek Di Peringkat Kolej

- Bagi projek yang kurang berisiko tinggi seperti lawatan, program khidmat masyarakat dan seumpamanya penglibatan pegawai pengiring adalah terdiri daripada :
a) Seorang daripada kakitangan Bahagian HEP
b) Ketua pelajar / Pengerusi kelab & persatuan / Pegawai HEP / Penasihat kelab
c) Pegawai pengiring yang berkenaan
- Walau bagaimanapun, bagi projek yang berhasrat untuk membawa pegawai pengiring, segala kos pengangkutan, penginapan dan makanan, adalah di bawah kos tanggungjawab projek berkenaan.
- Pegawai pengiring yang terlibat di perkara (b) di atas boleh memohon daripada Ketua Bahagian HEP untuk perkara berikut :
a) Kebenaran mengikuti projek pelajar
b) Memohon menjalankan tugas rasmi
- Bagi projek yang berisiko tinggi seperti di hutan belantara, laut dan seumpamanya, permohonan untuk mendapatkan pegawai/pengiring boleh dibuat kepada Ketua Bahagian HEP dengan menyatakan nama projek, tarikh dan tempat projek serta cadangan nama pegawai pengiring.
- Ketua Bahagian HEP atas budi bicaranya berhak :
a) untuk meluluskan kehadiran pegawai pengiring bagi projek perkara (5) di atas.
b) meluluskan peruntukan dengan mana-mana vot untuk elaun makan dan penginapan.
- Semua pegawai pengiring yang diluluskan oleh Ketua Bahagian HEP perlu mengikuti sepenuhnya program yang dianjurkan oleh pelajar dan bersama-sama dalam perjalanan dan penginapan pelajar.
- Pegawai pengiring yang telah diluluskan untuk mengikuti sesuatu program perlu mengemukakan laporan projek secara berasingan kepada Ketua Bahagian HEP dalam tempoh seminggu selepas tamat projek.
- Bagi pegawai pengiring yang telah diarahkan oleh Ketua Bahagian HEP untuk menghadiri mana-mana program perasmian atau penutup projek pelajar berhak menuntut apa-apa elaun yang berkelayakan.
- Semua penetapan di atas adalah tertakluk kepada keputusan terakhir daripada Ketua Bahagian HEP berdasarkan kepada kes projek dari semasa ke semasa.

 

11. Panduan Peminjaman Peralatan Hep
- Permohonan untuk meminjam peralatan di bawah jagaan Bahagian HEP hendaklah dikemukakan dengan memenuhi borang yang disediakan seminggu sebelum perlaksanaan sesuatu projek.
- Kelulusan penggunaan peralatan tertakluk kepada kekosongan tempahan peralatan berkenaan.
- Setiap persatuan atau kolej perlu bertanggungjawab memastikan peralatan yang dipinjam supaya dijaga dengan baik dan sempurna dan dipulangkan dalam keadaan yang bersih dan mencukupi.
- Peralatan yang didapati hilang, rosak perlu dilaporkan kepada Bahagian HEP dan sekiranya kerosakan atau kehilangan disebabkan kecurian maka persatuan pelajar atau kolej perlu menggantikan peralatan yang hilang atau rosak tersebut.
- Harga bagi kos kehilangan peralatan berkenaan berdasarkan harga semasa.
- Sekiranya pengguna berkenaan gagal menggantikan kehilangan atau kerosakan barangan berkenaan, tindakan atas budi bicara Ketua Bahagian HEP akan dikenakan.
- Semua permohonan penggunaan peralatan hanya untuk aktiviti rasmi kolej sahaja.
- Bahagian HEP berhak membatalkan mana-mana kelulusan yang telah diberikan sekiranya persatuan atau kelab pelajar tidak dapat memenuhi semua keperluan di atas.

 

12. Panduan Penyediaan Notis Dan Sepanduk
- Semua notis dan sepanduk / kain rentang (banner) atau apa sahaja yang bertujuan untuk dipamerkan kepada umum perlu mendapat pengesahan Pegawai Bahagian HEP, Pengetua asrama atau mana-mana pegawai yang berkenaan dengan notis yang dikeluarkan.
- Setiap notis atau banner yang dibuat pengesahan oleh pegawai perlu mencatat tarikh dikeluarkan notis berkenaan, tarikh lupus dan nama pegawai yang membuat pengesahan.
- Logo yang boleh digunakan pada setiap notis atau sepanduk adalah logo rasmi yang diterima pakai oleh universiti / kolej atau mana-mana badan / organisasi yang tidak bertentangan dengan peraturan dan undang-undang universiti.
- Notis atau sepanduk hendaklah dibuat dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris sahaja.
- Notis atau sepanduk hanya boleh ditampal atau digantung di tempat yang dibenarkan sahaja.
- Semua notis atau sepanduk yang tidak mengikut garis panduan di atas akan ditanggalkan oleh mana-mana pegawai atau pihak Keselamatan dan Disiplin tanpa memaklumkan terlebih dahulu kepada tuan punya notis atau sepanduk berkenaan. Tindakan tatatertib boleh dikenakan ke atas mana-mana pelajar yang tidak mematuhi peraturan seperti di atas.

 
 
 
>>Kembali ke laman utama<<
Laman ini diselenggara oleh Jabatan Perkhidmatan Teknologi Maklumat